المجموعة المستندية أهدافها وأهم أنواعها

 ما هي الدورة المستندية ؟

الدورة المستندية :- هي إجراء يوضح حركة المستندات داخل الشركة لغرض تتبع الدورة المالية ويمكنا إعتبارها مصدراً أولياً للمعلومات لتسجيل العمليات المالية وحاوية تحتوي على بيانات مالية.

 كما تعتبر دورة التسجيل هي  المرحلة الأولى من الدورة المحاسبية ، حيث إنها الحاوية التي تحتوي على جميع مستندات وبطاقات التسجيل والتحصيل والإصدار. 

الدورة المستندية

 ما هي أقسام المجموعة المستندية أو الدورة المستندية ؟

أنواع المسندات المحاسبية كتالي :-

1. الإيصالات :- وهي التي يقدمها المشروع للغير أو يتحصل عليها من الغير مثل (سندات الصرف و سندات القبض ) .
2. الفواتير :- وهي التي ترد للمشروع من الغير مثل ( فواتير المشتريات ) ، أو قد يحررها المشروع للغير على شكل ( فواتير مبيعات ) .
3. إذن استلام :- مقابل بضائع مشتراه صادرة إلى المخازن .
4. محاضر الفحص :- مقابل بضائع مشتراه صادرة من قسم الفحص .
5. أذن الصرف :- مقابل مبالغ صادرة من المسئولين في المشروع .
6. كشوفات الأجور : - الموقع عليها من قبل المعنيين بالاستلام . 
7. العقود :- عقود الملكية و البيع والإيجار و الإشتراك .

إذاً أخبرني عن ما هي أهداف الدورة المستندية ؟

أهداف الدورة المستندية

إن أهداف الدورة المستندية المحاسبية تتلخص فيما يأتي :-

• تحدد المهام التي يؤديها المسؤولون من قبل الإدارة .
• جمع التقارير والبيانات التي يجب توفيرها المسؤولين إلى مجلس الإدارة .
• مساعدة المديرين في إتخاذ القرارات الإدارية السليمة و المناسبة التي بدورها تفيد المؤسسة بناءً على معلومات دقيقة.
• يتم استخدامها للتحكم في جميع الأعمال المتعلقة بالإدارية والمالية.
• فهي تربط الإدارات التي تؤدي المهام المشتركة وتساعدها على العمل بدقة وسلاسة.

أنواع الدورة المستندية 

أنواع الدورة المستندية

نظراً لتنوع المستندات التي تحقق هدف الدورة المستندية والوثائق و المستندات ، فإنها تندرج غالباً ضمن ثلاثة أشكال أو ثلاثة أنواع من النشاطات وهي التخزين ، البيع ، الشراء ، وتمثل هذه الإجراءات المذكورة الأشكال الأساسية للدورة المستندية ويتم شرحها  كالآتي :-

• الدورة المستندية للمخازن والمستودعات :-

هذه الدورة مسئولة عن متابعة المعلومات الخاصة والمتعلقة بجميع السلع الموجودة وعمليات التسجيل التي تتم عليها ، مثل البيع أو الشراء بالإضافة إلى تدقيق المستندات المتعلقة بعملية الاستيراد والتصدير للمواد خلال الفترة المحاسبية وتسجيلها بشكل يومي.

• الدورة المستندية للمبيعات :-

الدورة المستندية للمبيعات هي التي تقوم بمتابعة عمليات البيع داخل المنشأة خلال السنة المالية ، وتختلف دورة تسجيل المبيعات من منشأة  لأخرى وذلك حسب حجم المنشأة كبيرة أو متوسطة أو صغيرة ويتساعد في هذه الدورة المستندية قسم المبيعات مع الموظفين في أقسام المحاسبة والمخازن .

• الدورة المستندية للمشتريات :-

تعتبر الدورة المستندية للمشتريات  بمثابة أداة لجرد وتوثيق جميع عمليات الشراء التي تقوم بها المنشأة ، لذلك فهي مدينة بالتزاماتها وفقاً لدورة تسجيل المتجر،  والتي بدورها تحدد ما إذا كان ينبغي على المنشأة إجراء عملية شراء وفي هذه الحالة فأن المحاسبون مسؤولون عن ضمان سلامة جميع المستندات في دورة المشتريات ، بما في ذلك عروض الأسعار وأوامر الشراء وفواتير الشراء وتفويضات الدفع النقدي.

وبهذا فأن المشتريات تنقسم الى قسمين :-

1- مشتريات معيارية أو نمطية  :- 

هي مشتريات كانت المؤسسة تشتريها بشكل منتظم أو شبه دائم ، حيث يقوم مدير المستودع بإعداد تقرير بالكميات التي ينقصها العرض وتقديمها للموظفين المعنيين بذلك ولحرص على إرسالها إلى مستودعات المنشأة .

2- مشتريات غير معيارية أو غير نمطية :- 

هذه هي المشتريات التي لم يتم التخطيط لشرائها مسبقاً ويتم توثيقها فوراً عند الطلب تتم إضافة تكاليف المواد الإضافية أثناء عملية الشراء إلى قيمة المصروفات الخاصة للمنشأة كأصول ثابتة ومواد استهلاكية.